FILOSOFÍA KAIZEN
PARTE 2
Las ventajas de la Filosofía Kaizen y las Etapas de su desarrollo
Sabemos que algunas de las ventajas principales de esta filosofía son las mejoras en la calidad, la productividad y de las condiciones de trabajo, pero existen también otros puntos fuertes que debemos conocer.
El primero es que poner en práctica el Kaizen permite realizar cambios sutiles en los equipos de trabajo. Esto permite que los miembros de una empresa no sufran fuertes presiones debido a los cambios, porque además (y acá está la clave del porqué) la iniciativa de esas modificaciones van a ser impulsadas por los mismos trabajadores y todo esto genera que los cambios sean aceptados con mayor facilidad.
Lo que tenemos que saber es que esto ocurre porque de esta manera los trabajadores se sienten reconocidos y eso hace que estén más motivado para ponerlo en práctica.
Voy a contar dos experiencias personales.
Cuando empecé a trabajar en el área de producción de una pequeña empresa metalúrgica había una encargada que fue quién me explicaba como tenía que empaquetar los productos, ponerlos en bolsas, después en las cajas y posteriormente empaquetarlo. Había una cantidad de cajas que hacer por hora, recuerdo que eran diez caja. Si hacías menos no estaba cumpliendo con la producción, seguro te pasaba algo, estabas lento o sin ganas de trabajar.
Proponer cambios y mejoras no era algo requerido por la pequeña empresa y tampoco les gustaba mucho las propuestas. Quizás ya habías probado todo, pero lo que ocurría era que ese trabajo de producción se convertía en algo completamente monótono y sin ningún tipo de motivación. Por lo cual no me sentía para nada reconocido y eso hacía al mismo tiempo que yo llera a trabajar en automático.
Mi otra experiencia fue como profesional de seguridad e higiene para una empresa multinacional donde por un lado yo tenía total libertad para realizar mis tareas como me resultara más cómodo (siempre y cuando las cumpliera en tiempo y forma). Pero también me tocó observar el funcionamiento de la producción de esa empresa y claramente aplicaban la filosofía Kaizen.
Hacían partícipes a los trabajadores, tenían un buzón de sugerencias y se iban probando diferentes cambios según lo propuesto. Yo que viví en primera persona puedo decir que la sensación entre una experiencia y otra es abismal.
Punto a favor del Kaizen.
Sigamos recorriendo las ventajas de esta filosofía y en segundo ligar tenemos la motivación de los equipos de trabajo. Y claro, porque las personas reconocida van a tener entusiasmo de ir a proponer sus ideas. Todo al final se termina retroalimentando y de eso se trata.
En tercer lugar el Kaizen nos permite obtener resultados rápidamente. Entonces, supongamos que un colaborador del equipo plantea una idea de mejora, se toma en cuenta y se lleva a la acción directamente. Eso es muy sencillo de medir o evaluar. Los resultados son instantáneos y así podemos ver si seguir por ese camino o retroceder rápidamente y buscar nuevas alternativas a la mejora continua.
Por ultimo como gran ventaja, el Kaizen permite responder a la competencia y por lo tanto a la demanda de competitividad de las empresas. Además recordemos que todo lo logra sin usar grandes medios ni inversiones descomunales.
Veamos entonces como tiene que ser la aplicación del Kaizen dentro de una empresa.
Recordemos que un proyecto Kaizen es un ciclo de mejora único y muy corto que tenemos que repetir continuamente una vez que el ciclo acabe.
La duración puede variar de algunos días hasta un mes de trabajo y esto va a depender siempre de la complejidad de las mejoras que se están buscando llevar a cabo.
Entonces esta aplicación tiene cuatro etapas de desarrollo.
La primera es el análisis preliminar. Acá se evalúa la situación y se empiezan a observar y destacar todos esos aspectos que pueden ser mejorables, aunque no necesariamente pueden ser errores de proceso o problemas detectados anteriormente.
Una vez que se identifican las causas y los puntos de mejora hay que hacer una lista detallada de la situación actual ¿Y porque se hace esto? Porque para poder determinar si un cambio fue indudablemente una mejora tenemos que medirlo. No podemos saber si algo mejoro o no sin medirlo. Pero es importante saber que a veces la ganancia es mínima. No obstante todo debe ser medible.
La segunda etapa tiene como objetivo formar y preparar a los equipos de trabajo que van a intervenir en el proyecto.
En esta etapa es vital que quienes conformen esos equipos sean empleados que trabajen directamente en la cadena productiva ¿Y esto porque? Un poco ya lo hablamos antes así que te va a resonar. Porque los miembros más implicados en las tareas son los que suelen conocer mejor los pormenores de sus trabajos. Por eso esas personas son las más adecuadas para contratar ideas de mejora.
Hay una frase que suelo decir a un grupo nuevo de trabajadores cuando les voy a dar la primera capacitación de seguridad e higiene y es: “Yo no les voy a enseñar a trabajar, ustedes saben mejor que yo sobre la tarea que realizan, lo que voy a hacer es hablarles de prevención y sobre algunos cuidados que deben tener para con contraer una enfermedad laboral o un accidente de trabajo”.
De eso se trata también de confiar en tu equipo de trabajo.
La tercera etapa es la acción. Acá se concreta la filosofía Kaizen y los equipos de trabajo realizan directamente los cambios necesarios para las mejoras esperadas en los procedimientos.
Además se hace una reevaluación de las medidas recopiladas previamente. Es importante medir la evolución y el impacto de los cambios efectuados para volver a clasificarlos.
Una vez realizadas las mejoras llega la cuarta y última etapa, el feedback. Acá el equipo se vuelve a reunir y hace un balance global a partir de los resultados observados.
Pero no solo eso, sino que además debemos tener en cuenta dos puntos cruciales en esta etapa:
- La recompensa para el mejor trabajador. Donde es importante felicitar a los colaboradores que hayan aportado las mejores contribuciones. La idea de esto es Incitar a todos los trabajadores a sumergirse en el ciclo Kaizen de modo que logren superarse continuamente tanto para mejorar el trabajo como para sentirse valorador a nivel profesional.
- El seguimiento del cambio. También conocido como Change Management. Donde el equipo encargado del proyecto debe acompañar y comunicar al resto de los colaboradores de la compañía los cambios efectuados y los nuevos elementos disponibles para que al final la implementación tenga éxito.
